Google Driveの共有設計｜情報漏洩を防ぐ権限管理のベストプラクティス
Driveの共有設定が情報漏洩の温床になっている
Google Driveは手軽にファイルを共有できる反面、「リンクを知っている全員がアクセス可能」な設定のファイルが社内に大量に存在するケースが少なくありません。
この設定のファイルは、URLさえ分かれば誰でも開けます。メールで転送されたURLが社外に渡る、退職者が手元に残したURLを後日開く、検索エンジンにURLが拾われる——いずれも実際に起きている事故です。
しかも共有した本人に自覚がないことが多いのが厄介な点です。「共有」ボタンを押したときに既定で選ばれる設定が「リンクを知っている全員」になっていれば、深く考えずにその設定でファイルが世に出ていきます。
共有設計の3つの原則
原則1：デフォルトを「制限付き」にする
設定場所： 管理コンソール → アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有設定
デフォルトのリンク共有範囲を「制限付き（特定のユーザーのみ）」または「リンクを知っている組織内のユーザー」に変更します。「リンクを知っている全員」をデフォルトにしてはいけません。
この設定変更は、すでに共有されている既存ファイルには遡って適用されません。 新規に共有されるファイルの既定値が変わるだけです。既存ファイルは別途棚卸しが必要になります（後述）。
原則2：共有ドライブを活用する
個人のマイドライブで部門のファイルを管理していると、そのユーザーが退職した際にファイルが孤立します。 アカウントを削除するとファイルも消え、削除しなければライセンス費が発生し続けます。
部門・プロジェクト単位で共有ドライブを作成し、ファイルの所有者を個人ではなく組織にしてください。 共有ドライブのファイルは、メンバーが退職してもドライブに残ります。
なお共有ドライブはBusiness Standard以上のプランで使えます。Business Starterでは利用できないため、企業利用でStarterを選ぶ場合はこの制約を理解しておく必要があります。
移行の進め方： 既存のマイドライブから一括で移す必要はありません。「新しく作るファイルは共有ドライブに」というルールから始め、既存ファイルは部門ごとに順次移動するほうが現実的です。
原則3：定期的な棚卸し
四半期に1回、外部共有されているファイルの一覧を確認してください。
確認場所： 管理コンソール → レポート → ドライブの監査ログ、またはセキュリティ調査ツール
確認すべきは次の3つです。
- 「リンクを知っている全員」で共有されているファイル — 最も優先度が高い
- 外部ドメインと共有されているファイル — 取引先との共有が終わった案件のものが残っていないか
- 退職者が所有者のままのファイル — 所有権を移管する
すべてを人力で見るのは非現実的なので、まず機密性の高い部門（人事・経理・経営企画）から始めるのが実務的です。
外部共有のルール設定
外部とのファイル共有は、業務上必要な場合に限定します。管理コンソールで組織部門（OU）ごとに外部共有の許可・禁止を制御できます。
たとえば次のような設計です。
| 部門 | 外部共有 | 理由 |
|---|---|---|
| 営業 | 許可（許可リスト内のドメインのみ） | 取引先との資料共有が業務に必要 |
| 経理・人事 | 禁止 | 個人情報・財務情報を扱う |
| 開発 | 許可（要承認） | 委託先との連携がある |
許可リスト方式にする場合、事前に取引先ドメインの洗い出しが必要です。いきなり制限すると業務が止まるため、移行期間中は例外申請の窓口を用意してください。
期限付き共有とアクセス権の設計
見落とされがちな機能として、共有に有効期限を設定できます。 取引先とのやり取りで一時的に共有する場合、期限を切っておけば解除忘れを防げます。
またアクセス権は「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の3段階です。既定で編集権限を渡す運用になっていないか確認してください。 閲覧だけで足りるケースで編集権限を渡すと、意図しない変更や削除が起きます。
「閲覧者にダウンロード・印刷・コピーを許可しない」オプションもあります。完全な流出防止にはなりませんが、うっかり転送されるリスクは下がります。
よくあるつまずき
「デフォルトを変えたのに、既存の公開ファイルが残っている」 — 設定変更は新規ファイルにのみ適用されます。既存ファイルは棚卸しで個別に対応する必要があります。
「共有ドライブに移したら、権限がおかしくなった」 — 共有ドライブはドライブ単位で権限が決まるため、マイドライブのようにファイル単位の細かい権限設計はできません。ドライブの分け方を先に設計してから移行してください。
「外部共有を禁止したら業務が止まった」 — 禁止の前に、どの部門がどのドメインと共有しているかを把握してください。監査ログから実績を確認できます。
「棚卸しの対象が多すぎて手が付かない」 — 全社一斉ではなく、機密性の高い部門から着手します。完璧を目指すと始まりません。
まとめ
- デフォルトの共有範囲を「制限付き」に変更する。ただし既存ファイルには遡及しないため、別途棚卸しが要る
- 部門のファイルは共有ドライブに置く。マイドライブ管理は退職時にファイルが孤立する（Business Standard以上で利用可）
- 共有ドライブへの移行は**「新規ファイルから」**始める。一括移行は現実的でない
- 四半期に1回、外部共有ファイルを棚卸しする。まず人事・経理・経営企画から
- 外部共有はOU単位で許可・禁止を分ける。営業は許可リスト方式、経理は禁止といった設計
- 共有には有効期限を設定できる。一時的な共有の解除忘れを防げる
- 閲覧で足りる相手に編集権限を渡していないか確認する
Driveの共有設定は「便利さ」と「セキュリティ」のバランスが重要です。デフォルトを制限付きにし、共有ドライブを活用し、定期的に棚卸しを行うことで、利便性を損なわずにリスクを下げられます。
現状どれだけのファイルが外部に共有されているか把握できていない場合は、まず棚卸しから着手する必要があります。情シス365では、GWSの権限設計から定期棚卸しまでを運用支援（月額12万円〜）に含めて対応しています。無料相談でご相談ください。