Microsoft 365 2026年3月14日

Microsoft 365の運用管理とは？情シスがやるべき日常業務と効率化のポイント

M365の運用管理とは

Microsoft 365（M365）の運用管理とは、M365テナントの日常的な管理・保守業務の総称です。ライセンスを購入してユーザーに割り当てるだけでは終わりません。安全かつ効率的にM365を使い続けるために、情シス担当者が継続的に行うべき管理業務があります。

入社時のアカウント作成とライセンス割り当て、退職時のアカウント無効化とデータ保全、異動時のグループ変更・アクセス権限更新、ゲストアカウントの管理（外部協力者のアクセス制御）が日常的に発生します。

退職者のアカウント処理は特に重要です。アカウントを無効化せずに放置すると、退職者が引き続きメールやファイルにアクセスできてしまいます。退職日の当日中に無効化するフローを確立してください。

ライセンスの割り当て状況を定期的に確認し、未使用ライセンスの回収、過剰なプランの見直しを行います。M365管理センターのライセンス利用状況レポートで、直近30日間にサインインしていないユーザーを確認できます。

全員が同じプランである必要はありません。デスクトップ版Officeを使わない社員はBusiness Basic、フロントラインワーカーにはF1/F3ライセンスを割り当てるプランミックスでコストを最適化できます。

多要素認証（MFA）の全ユーザー適用状況の確認、条件付きアクセスポリシーの設定と見直し、Microsoftセキュアスコアの定期確認と改善、セキュリティアラートの監視・対応が継続的に必要です。

M365管理センターの「セキュアスコア」は、テナントのセキュリティ状態を0〜100のスコアで可視化してくれます。まずはスコアを確認し、推奨アクションの中から優先度の高いものから実施してください。

共有メールボックスの作成・管理、配布リスト（配布グループ）のメンバー管理、メールフロールール（転送、免責事項等）の設定、Teams のチーム・チャネルの管理を行います。

SPF/DKIM/DMARCの設定も情シスの責務です。これらが正しく設定されていないと、自社ドメインのメールが迷惑メールに分類されたり、なりすましメールを防止できません。

SharePointサイトの作成・権限管理、外部共有設定の管理（社外とのファイル共有ルール）、ストレージ容量の監視、不要ファイルの棚卸しを行います。

特に外部共有設定は重要です。デフォルトで「誰でもアクセス可能」なリンクが作成できる設定になっている場合、機密ファイルが意図せず社外に公開されるリスクがあります。

第一にPower Automateの活用です。入退社時のアカウント作成・削除フローをPower Automateで半自動化できます。人事部門がSharePointリストに情報を入力→Power Automateがアカウント処理のタスクを自動生成、という流れです。

第二にM365管理センターのレポート活用です。利用状況レポート、セキュリティレポート、ライセンスレポートを月次で確認する習慣をつけてください。問題の早期発見につながります。

第三にアウトソーシングの活用です。M365の運用管理はすべてリモートで実施可能なため、情シスアウトソーシングとの相性が非常に良い領域です。

M365の運用管理は「設定して終わり」ではなく、日々の管理が必要な継続的な業務です。ユーザー管理、ライセンス最適化、セキュリティ監視を中心に、効率的な運用体制を構築してください。

情シス365では、M365の運用管理を月額18万円から代行しています。