退職者データの保全：M365 訴訟ホールド／非アクティブメールボックス vs GWS AUライセンス比較
退職者データの保全は、Microsoft 365 では「訴訟ホールド＋非アクティブメールボックス」で実質無償、Google Workspace では「AU（アーカイブユーザー）ライセンス」という割安な継続課金で行うのが基本です。 仕組みもコスト構造も異なるため、自社のプラットフォームに合わせた設計が必要です。
結論：M365 は「退職前にホールドを設定 → ユーザー削除 → 非アクティブメールボックスとして無償保全」。GWS は「フルライセンスを割安な AU ライセンスへ切替えて保全」。M365 は事前のホールド設定が必須、GWS はライセンス継続課金が前提、という違いを押さえるのが選定の鍵です。
退職者のメールやファイルは、訴訟・監査・労務トラブルへの備えとして一定期間の保全が求められます。しかし「保全のためにフルライセンスを払い続ける」のはコストの無駄です。両プラットフォームには、これを低コストで実現する専用の仕組みがあります。
なぜ退職者データの保全が必要か
退職者のメール・ファイルを保全すべき主な理由は次のとおりです。
- 訴訟・紛争への備え：取引先や元従業員との係争時に、メールが証拠になる
- 監査・コンプライアンス対応：上場企業や規制業種では一定期間の記録保持が求められる
- 業務引き継ぎ：退職者しか把握していない情報の参照
- 不正調査：情報持ち出しなどの事後調査
問題は「どの仕組みで、いくらで保全するか」です。
Microsoft 365 の保全：訴訟ホールド＋非アクティブメールボックス
M365 で退職者のメールを低コスト保全する流れは次のとおりです。
- 退職前に訴訟ホールド（または保持ポリシー）を設定する
- ユーザーアカウントを削除し、ライセンスを回収する
- ホールドが設定済みのため、メールボックスは 非アクティブメールボックス として保全される
- 保全データは Microsoft Purview の eDiscovery／コンテンツ検索で参照・エクスポートする
最大のポイントは、非アクティブメールボックスに追加ライセンスが不要な点です。 ただし前提として、削除前に訴訟ホールドや保持ポリシーが設定されている必要があります。これを忘れてユーザーを削除すると、データは復元できなくなる恐れがあります。
訴訟ホールドの前提ライセンス：訴訟ホールド自体の利用には Exchange Online Plan 2（Microsoft 365 E3／E5、Business Premium などに含まれる）が必要です。詳細は M365 訴訟ホールド完全ガイド を参照してください。
注意：ファイルは別建て
非アクティブメールボックスが保全するのは主に Exchange（メール）です。OneDrive・SharePoint のファイルは、別途 Purview の保持ポリシーで保全しないと、退職後の一定期間経過で削除されます。
Google Workspace の保全：AU（アーカイブユーザー）ライセンス
GWS では、退職者のフルライセンスを AU（Archived User／アーカイブユーザー）ライセンス に切り替えて保全します。
- 本人はログイン・サービス利用ができなくなる
- データ（Gmail・Drive など）は Google Vault を通じて検索・エクスポートできる
- フルライセンスより低価格で保持できる
- Vault 対応エディション（Business Plus、Enterprise 各エディションなど）で利用可能
AU ライセンスは「割安だが継続して課金される」モデルです。保持を続ける限りライセンス費が発生し続ける点が、M365 の非アクティブメールボックス（追加費用なし）との大きな違いです。詳細は GWS AUライセンス徹底解説 を参照してください。
M365 と GWS の比較表
| 観点 | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| 仕組み | 訴訟ホールド＋非アクティブメールボックス | AU（アーカイブユーザー）ライセンス |
| 保全のためのライセンス費 | 追加不要（ホールド設定済みなら無償保全） | 割安な AU ライセンスを継続課金 |
| 前提条件 | 削除前にホールド／保持ポリシーが必要 | Vault 対応エディション＋AU の割当 |
| 対象データ | 主に Exchange（メール）。ファイルは保持ポリシーで別建て | Vault 対象範囲（Gmail・Drive など）をまとめて保持 |
| アクセス方法 | Purview eDiscovery／コンテンツ検索 | Google Vault の検索・エクスポート |
| 元データへの復帰 | 新しいメールボックスへ復元可能 | フルライセンスへ再切替で復活可能 |
| 前提プラン例 | Exchange Online Plan 2（E3／E5／Business Premium） | Business Plus／Enterprise 各エディション |
どちらをどう選ぶか
- すでに M365 を使っている：退職オフボーディングの手順に「削除前のホールド設定」を必ず組み込む。これだけで追加コストゼロで保全できる。ファイルも残すなら Purview 保持ポリシーをセットで設計する。
- すでに GWS を使っている：退職者対応のフローに「フルライセンス → AU ライセンスへ切替」を組み込む。割安とはいえ人数×期間で費用が積み上がるため、保持期間のルールを定めて棚卸しする。
- コンプライアンス要件が重い：保持期間・検索性・エクスポート要件を整理し、M365 は Purview、GWS は Vault の検索機能で要件を満たせるか確認する。機能比較は Google Vault vs M365 eDiscovery を参照。
いずれのプラットフォームでも、退職者対応のオフボーディング手順にデータ保全のステップを組み込むことが最重要です。手順の全体像は 退職者IT手続き完全ガイド2026 にまとめています。
よくある失敗
- ホールドを設定せずに M365 ユーザーを削除してしまい、メールが復元不能になる
- GWS で退職者をフルライセンスのまま放置し、無駄なライセンス費を払い続ける（AU 切替を忘れる）
- メールだけ保全し、OneDrive／Drive のファイルが消えていたことに後から気づく
- 保持期間のルールがなく、いつまでも保持し続けてコストが膨張する
まとめ
- M365 は「訴訟ホールド＋非アクティブメールボックス」で追加ライセンス費ゼロの保全が可能。ただし削除前のホールド設定が必須
- GWS は「AU（アーカイブユーザー）ライセンス」で割安に保全。ただし継続課金
- ファイル（OneDrive・Drive）まで残すかは別途設計が必要
- 退職オフボーディング手順に保全ステップを組み込み、保持期間ルールで棚卸しする
退職者データの保全設計や、M365 ⇄ GWS の移行に伴う保全方針の見直しは、情シス365（IT運用代行）にご相談ください。プラットフォーム移行そのものの考慮事項は M365⇄GWS 移行の考慮事項 で解説しています。