Google Workspace 導入事例｜30名規模の企業がゼロからGWSを導入した全記録

導入企業のプロフィール

業種はITサービス業、社員数は30名、所在地は東京都です。導入前のIT環境は、メールがレンタルサーバーのWebメール、ファイル共有が社内ファイルサーバー、スケジュール管理はExcelで共有、という状態でした。

IT専任者は不在で、総務担当者が兼務でITを管理していました。

導入の背景と課題

この企業が抱えていた課題は3つありました。

第一に、メールの信頼性の低さです。レンタルサーバーのWebメールは容量制限があり、過去メールの検索も遅く、取引先へのメール不達も月に数回発生していました。SPFやDKIMの設定も未実施でした。

第二に、ファイル共有の非効率さです。社内ファイルサーバーに接続できるのはオフィス内のみで、リモートワーク時はメール添付でファイルをやり取りしていました。バージョン管理もできず、上書き事故が頻発していました。

第三に、IT管理の属人化です。総務担当者が1人でメールアカウントの発行やサーバーの管理をしていましたが、マニュアルがなく、担当者が不在の際はIT業務が完全に止まる状態でした。

導入プロセス

プラン選定（1週目）

社員30名で今後の増員も見込まれるため、Business Standardを選定しました。決め手はストレージ2TB/ユーザーの容量と、Google Meetの録画機能、Googleドライブの共有ドライブ機能の3点です。

年間のライセンスコストは30名×1,360円×12ヶ月で489,600円です。

ドメイン設定とDNS変更（2週目）

既存の独自ドメインをGWSに登録し、DNS設定を変更しました。MXレコードの切り替えはメール移行の完了後に実施する計画としました。

SPF、DKIM、DMARCの設定もこのタイミングで実施しました。特にDMARCは「p=none」で開始し、2ヶ月後にレポートを分析してから「p=quarantine」に引き上げる段階的なアプローチを取りました。

セキュリティ設定（2〜3週目）

管理コンソールで以下の設定を適用しました。2段階認証の全社強制、パスワードポリシー（14文字以上、90日ごとの変更）、Googleドライブの外部共有を「ホワイトリストのドメインのみ」に制限、Gmailの外部自動転送の禁止、モバイルデバイスの基本管理を有効化しました。

OUは「経営層」「一般社員」「外部パートナー」の3つに分け、経営層にはより厳格なセキュリティポリシーを適用しました。

メール移行（3〜4週目）

レンタルサーバーのIMAPからGmailへのメール移行を実施しました。GWSのデータ移行ツールを使い、過去2年分のメールを移行しました。

移行はMXレコードの切り替え前に実施し、移行完了後にMXレコードをGmail用に切り替えました。切り替え後48時間はIMAPサーバーも並行稼働させ、メールの取りこぼしがないことを確認しました。

移行中に発生した問題として、一部の社員のメールボックスが5GBを超えており、移行に想定以上の時間がかかりました。事前にメールボックスのサイズを確認しておくべきでした。

ファイル移行（4〜5週目）

社内ファイルサーバーから共有ドライブへのファイル移行を実施しました。この機会にフォルダ構成を見直し、部門別×プロジェクト別の2階層構成にシンプル化しました。

総データ量は約200GBで、Google Drive for desktopを使って段階的にアップロードしました。

社員研修と展開（5〜6週目）

部門別にハンズオン研修を実施しました。営業部（10名）はGmailとカレンダー中心、管理部（5名）はスプレッドシートとフォーム中心、開発部（15名）はドライブとMeet中心の研修内容としました。

各回90分で、実際の業務データを使って操作を体験してもらいました。研修後にQ&Aシートをスプレッドシートで共有し、よくある質問と回答を蓄積しました。

導入の成果

導入から3ヶ月後の成果として、メールの不達がゼロになりました。リモートワーク時のファイル共有がリアルタイムで可能になり、メール添付でのファイル共有が95%削減されました。

IT管理の面では、アカウントの発行・削除が管理コンソールから数分で完了するようになり、属人化が解消されました。

コスト面では、レンタルサーバーの月額費用（約3万円）とファイルサーバーの保守費用（年約15万円）が削減され、GWSのライセンス料との差額はほぼゼロでした。

まとめ

30名規模の企業がGWSをゼロから導入する場合、約6週間で移行を完了できます。成功のポイントは、メール移行のタイミング計画、セキュリティ設定の事前適用、部門別研修の実施の3点です。

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